17 Mrz Digitalisierung der Therapiepraxis – Teil 1

Digitalisierung der Therapiepraxis: Wie dies möglich ist und wo sie Hilfe erhält, zeigt Marianne in der folgenden Geschichte:

Obwohl Marianne bereits erfolgreich einen Nachfolger, nämlich Georg, für ihre Praxis gefunden hat, hat sie sich für eine schonende Übergangsphase entschieden. Die Übergabe findet daher in unterschiedlichen Phasen über mehrere Monate statt, sodass Georg mit und mit in die Prozesse der Praxis eingearbeitet werden kann und sich die Patienten sowie das Praxisteam an ihn gewöhnen können.

Die beiden haben vor nicht allzu langer Zeit an einem Seminar teilgenommen, welches von der PWConsult veranstaltet wurde. Sie waren sehr zufrieden über den organisatorischen Ablauf und die professionelle Unterstützung der Versicherungsmakler. Außerdem genießen sie als Mitglieder des Verbandes PHYSIO DEUTSCHLAND RLP immer wieder Rabatte, wenn es um Angebote der PWConsult als Kooperationspartner geht.

Diesen Freitag schauen wir wieder in die Praxis der beiden, denn Marianne und Georg haben heute erneut ein Anliegen, welches gelöst werden muss.

Fehlerquelle: Der analoge Terminkalender

Es ist kurz nach 17 Uhr und der lange Arbeitstag neigt sich seinem Ende zu. In diesem Moment wird noch die letzte Patientin des heutigen Tages behandelt, um anschließend in das wohlverdiente Wochenende zu starten. Alles läuft wie immer, bis plötzlich die Mitarbeiterin vom Empfang nach Georg ruft. Am Eingang der Physiopraxis sieht er eine treue Patientin, die Marianne gut kennt und vorher schon öfter behandelt hat. Er ist verwirrt aufgrund ihres unerwarteten Besuchs und fragt natürlich, was sie in die Praxis führt. Die Dame behauptet, sie hätte heute einen Termin bei Marianne, welchen sie vor drei Wochen vereinbart hat. Da dieser Termin nicht im Kalender an der Rezeption eingetragen ist und Marianne die Praxis schon um 14 Uhr verlassen hat, fragt sich Georg, wie dies stimmen kann. Die Patientin zeigt ihm anschließend ihre Kundenkarte, die zeigt, dass ihr Termin tatsächlich heute stattfinden sollte.

Georg entschuldigt sich für die Unannehmlichkeiten und entscheidet sich spontan dazu, die Patientin selbst zu behandeln, weil sein eigener Patient kurzfristig abgesagt hat. Bevor er dies jedoch tun kann, braucht er natürlich ihre Akte. Diese zu finden dauert allerdings eine Weile. Normalerweise legt die Mitarbeiterin vom Empfang alle für den Tag benötigten Akten in chronologischer Reihenfolge auf den Tisch, um sich die lästige Sucherei zwischendurch zu sparen. Da der Termin der Dame für heute nicht eingetragen war, hat sie ihre Akte natürlich nicht im Voraus auf den Tisch legen können, und so wird ein langer Arbeitstag zu einem sehr langen Arbeitstag. Georg ist dieser Fehler unangenehm. Nichtsdestotrotz kann die Behandlung der Patientin nach einer Weile losgehen. Die Patientin zeigt Verständnis, merkt aber natürlich trotzdem, dass etwas schiefgelaufen ist. Sie weiß, dass dies nicht der Regelfall ist, denn eigentlich werden die Patienten in Mariannes Praxis immer vom gleichen Therapeuten behandelt.

Digitalisierung der Praxis –  ist sie notwendig?

Noch am selben Abend berichtet Georg Marianne von dem Zwischenfall. Den beiden wird schnell bewusst, wie unprofessionell und unseriös ihre Praxis rübergekommen sein muss. Die Patientin hat Verständnis dafür gehabt und hat geduldig auf ihre Behandlung gewartet, aber den beiden ist klar, dass sowas eigentlich nicht passieren darf. Marianne hat kein Interesse daran, herauszufinden, wem dieser Zwischenfall zuzuschreiben ist. Sie möchte an erster Stelle sicherstellen, dass Ähnliches nicht wieder passiert. Während Marianne und Georg das Seminar der PWConsult besucht haben, hatten die beiden viel um die Ohren und ihre Mitarbeiter mussten eine große Verantwortung für die Praxis tragen. Sie trifft in diesem Fall keine Schuld, weil Marianne weiß, dass ihre Mitarbeiter sehr zuverlässig sind. Vielleicht hätte es so kommen sollen, denn dieser Vorfall hat gezeigt, dass Mariannes und Georgs Praxis nicht auf dem neuesten Stand ist. Marianne hat bereits gehört, dass einige der umliegenden Praxen manche Arbeitsabläufe digitalisiert haben, aber ihr ist nicht wirklich klar, warum dies notwendig ist. Diese ganzen Jahre, in denen sie ihre Praxis geführt hat, hat sie keine Software gebraucht – warum also jetzt? Sie hatte gehofft, bis zu ihrer Rente darauf verzichten zu können.

Mit welchen Herausforderungen muss bei der Digitalisierung der Praxis gerechnet werden?

Marianne weiß, dass die Herausforderungen der Digitalisierung nicht zu unterschätzen sind. Zum einen ist sie mit hohen monetären wie auch zeitlichen Kosten verbunden – schließlich muss jemand die Altdaten digitalisieren und in das System übertragen. Nicht zu vergessen das System selbst, welches natürlich zuerst implementiert werden muss und deshalb ebenfalls einen hohen Aufwand verursacht. Marianne und Georg wird klar, dass die Digitalisierung ihrer Praxis kein kurzes und schnell-erledigtes Projekt wird. Andererseits haben die beiden aber von ihrem Verband gehört, dass es neue Gesetze gibt, die eventuell in Zukunft eine Digitalisierung zwingend erfordern. Marianne gefällt diese Tatsache nicht, aber selbst ihr wird klar, dass an der Digitalisierung ihrer Praxis kein Weg vorbeiführt.

Digitalisierung besser mit professioneller Unterstützung

Nach langem Überlegen stellen die beiden fest, dass die Herausforderungen der Digitalisierung für sie zu groß sind und sie diese allein nicht bewältigen können. Aus diesem Grund entscheiden sie sich dazu, kompetenten Rat einzuholen, um auch so die Lage ihrer Praxis besser einordnen zu können. Daraufhin kontaktieren sie die ndbh GmbH und vereinbaren einen ersten Beratungstermin. Die Firma hat sie bei einigen ihrer Anliegen kompetent unterstützt und dies wird sicher in Zukunft auch so bleiben.

Welche Vorteile bietet die Digitalisierung der Therapiepraxis?

Während des ersten Telefonates mit der freundlichen Mitarbeiterin Frau Sloane, erhalten die beiden zunächst interessante Informationen, unter anderem auch über die Vorteile der Digitalisierung ihrer Praxis. Frau Sloane teilt ihnen mit, dass die Digitalisierung eine vereinfachte und lückenlose Dokumentation über Befundung und Abrechnung ermöglicht. Außerdem wird das Vergeben von Terminen um einiges einfacher und übersichtlicher. Natürlich passieren dann auch keine Formfehler mehr und es bleibt mehr Zeit für die Patienten. Insgesamt lässt es sich effizienter arbeiten und nebenbei wird auch der Papierverbrauch reduziert. Marianne und Georg stellen unterschiedliche Fragen zu verschiedenen Softwareangeboten und wollen wissen, wie sie die richtige und beste Software für ihre Physiopraxis auswählen. Frau Sloane erklärt den beiden, dass die ndbh kompetente Kooperationspartner hat, die selbst Software anbieten und dazu gut beraten können. Eine Beratung wäre demnach auch in Bezug auf eine Software-Entscheidung kein Problem.

Nach dem Gespräch ist Marianne und Georg bewusst, dass sie außerdem mehr Informationen über die aktuelle Gesetzeslage benötigen. Sie sind froh, einen Beratungstermin mit Frau Sloane vereinbart zu haben, in welchem sie mehr über die Telematik-Infrastruktur, die elektronische Patientenakte, das Digitale-Versorgungs-Gesetz und das Terminservice- Versorgungsgesetz erfahren können.

In der nächsten Geschichte erfahren Sie, welche Informationen Frau Sloane den beiden zur aktuellen Gesetzeslage geben kann und welche Auswirkungen diese auf die Führung einer Physiotherapie-Praxis haben.

Erfahren Sie hier mehr über Marianne und die Herausforderungen ihrer Therapiepraxis.